Plan kont po angielsku – uważaj na te błędy

Plan kont to wykaz kont księgowych, czyli zbiorów, w których rejestrowane są operacje gospodarcze. Każda jednostka, która prowadzi rachunkowość w oparciu o ustawę o rachunkowości taki plan kont musi posiadać, gdyż jest on częścią polityki rachunkowości. Plan kont po angielsku to rozwiązanie przydatne, gdy mamy do czynienia z zagranicznym właścicielem spółki, prowadzimy księgowość w ramach międzynarodowej grupy kapitałowej lub musimy raportować informacje księgowe w języku angielskim. Sprawdź, na co uważać przy tłumaczeniu planu kont na angielski.

Serce czy mózg, a może kręgosłup?

Niektórzy mówią, że plan kont (chart of accounts) to serce systemu księgowego. Inni, że to mózg, który wyznacza to, gdzie jaka operacja zostanie zaksięgowana. Ja lubię myśleć o planie kont i polityce rachunkowości jako o szkielecie, dzięki któremu prowadzenie rachunkowości jest w ogóle możliwe. Od rejestrowania kosztów operacyjnych po zarządzanie zobowiązaniami, każda transakcja, którą przeprowadza spółka, jest rejestrowana zgodnie z zasadami polityki rachunkowości i strukturą planu kont. To od poprawnej konfiguracji planu kont (chart of accounts setup) zależy bieżąca wygoda księgowania operacji, ilość dodatkowego nakładu pracy przy zamknięciach rocznych, a nawet dokładność i rzetelność sprawozdania finansowego.

Jeśli już tłumaczyć plan kont na język angielski, to tak, żeby dbać o jego sens i jasność.

1. Zadbaj o sens i poprawność planu kont po polsku

Pierwszy punkt dotyczący tłumaczenia planu kont na angielski nie jest czysto językowy, ale ma bezpośredni wpływ na wynik tłumaczenia. Bo po co się trudzić i tłumaczyć nazwy kont na angielski, skoro plan kont jest błędny lub całkowicie niedostosowany do potrzeb jednostki? Po co powielać chaos w kolejnym języku, jeśli najpierw wypadałoby zrobić porządek w nazewnictwie w języku pierwotnym? 

Plan kont to nie jest przecież jakiś przypadkowy zbiór numerów czy nazw kont, a przemyślany wykaz symboli i nazw, pogrupowanych według określonych kryteriów. Częścią planu kont są też zasady dotyczące księgowania operacji na tych kontach, korespondencji kont i tworzenia kolejnych poziomów analityki.

Mówiąc wprost: Jeśli nazwy kont są bez sensu lub niejednoznaczne po polsku, to po angielsku wyjdzie jeszcze gorzej.

Do tego, co istotne, nie istnieje powszechna struktura (chart of accounts structure) lub szablon (template) planu kont dostępny do wykorzystania we wszystkich rodzajach podmiotów gospodarczych. Przy tworzeniu planu kont, określaniu głębokości analityki i tego jakich kont używać, a jakich nie, decyduje specyfika działalności danego podmiotu gospodarczego oraz jego potrzeby informacyjne. Struktura planu kont może być równie złożona jak struktura biznesowa (business structure) danej firmy, ale nadmierna rozbudowa planu kont powoduje wzrost kosztów prowadzenia księgowości bez adekwatnego wzrostu korzyści z takiego rozdrabniania się (costs vs benefits).

Zatem, zanim się weźmiesz za tłumaczenia, zadbaj o to, żeby pozbyć się ewentualnych błędów z planu kont.

5 powszechnych błędów w planach kont to:

1. Nieprzystosowanie planu kont do potrzeb konkretnej jednostki gospodarczej.
2. Zbyt wiele utworzonych kont, które pokrywają się zakresem.
3. Mylące nazwy kont (zbyt lakoniczne bądź zbyt złożone), które nie mówią o tym, co powinno się faktycznie na nich znaleźć.
4. Niewłaściwe kategoryzowanie.
5. Nieprawidłowy system numeracji.

2. Uważaj na grupy kont i nazwy grup

W Polsce jesteśmy przyzwyczajeni do planów kont składających się z dziewięciu zespołów, od Zespółu 0 – Aktywa trwałe  (Group 0 – Fixed assets) do zespołu 8 dotyczącego kapitału (equity), funduszy specjalnych (special funds) i wyniku finansowego (profit or loss).

Natomiast typowy plan kont w tradycji anglosaskiej składa się z pięciu zespołów kont, a mianowicie:

Zespół 1 – konta aktywów (assets accounts),

Zespół 2 – konta zobowiązań (liabilities accounts)

Zespół 3 – konta kapitałów (equity accounts)

Zespół 4 – konta przychodów (revenue accounts)

Zespół 5 – konta kosztów (expense accounts)

To oznacza, że konta aktywów zazwyczaj są numerowane od np. 100 do 199 (1000-1900), a zobowiązań od 200 do 299 (2000-2900). Tak jak w polskim planie kont, są one ułożone w porządku liczbowym (numerical order), aby ułatwić odnalezienie konkretnego konta. 

W większych jednostkach częstą praktyką jest modyfikacja tych grup, więc możemy mieć do czynienia z trochę inną wersją zespołów i numerów kont, na przykład:

• 10000 dla kont aktywów,
• 20000 dla zobowiązań
• 29000 dla kapitału własnego,
• 30000 dla przychodów ze sprzedaży (sales),
• 40000-50000 dla kosztów bezpośrednich i pośrednich (direct and indirect costs)
• 60000-70000 dla kosztów ogólnych (overheads), oraz
• 80000-90000 dla kont związanych z działalnością pozaoperacyjną (non-operations accounts)

Tłumacząc plan kont na angielski miej zatem na względzie, że osoba z drugiej strony może być przyzwyczajona do zupełnie innego systemu numeracji. Staraj się zawsze oprócz numerów kont czy numerów zespołów operować nazwami, żeby nie dochodziło do nieporozumień.

3. Uważaj na nazwy konkretnych kont po angielsku

Jeżeli tłumaczymy nazwy kont słowo w słowo mogą pojawić się kolejne trudności. Pewne konta, które stosujemy w Polsce, działają identycznie jak konta w innych tradycjach księgowych i mają swoje odpowiednie, choć wcale nie intuicyjne nazwy. Np.:

• konto “Koszt wytworzenia sprzedanych wyrobów” – to po angielsku Cost of Goods Sold
• konto “Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu” – to po angielsku też Cost of Goods Sold
• konto “Rozliczenie zakupu towarów” – to GR/IR Clearing Account
• Konto “Rozrachunki z tytułu VAT” – to  VAT account

Inne konta możemy sobie słowo po słowie przetłumaczyć, np.:

• „Kasa zagranicznych środków pieniężnych” – Foreign Cash in Hand Account
• “Rozliczenie VAT naliczonego” – Input VAT Clearing Account

Ale z niektórymi kontami będziemy mieli problem. Na przykład większość kont rozrachunkowych, gdzie z punktu widzenia techniki budowy konta mamy do czynienia z połączonym kontem należności i zobowiązań, nie występuje w rachunkowości angloamerykańskiej. Mimo, że z braku laku czasem tłumaczy się je z użyciem słówka settlements, jest to merytoryczny błąd. Bo rozrachunek a rozliczenie to w języku księgowym dwie różne rzeczy.

Najłatwiej to zrozumieć z wykorzystaniem innego polskiego słowa, niezwiązanego wprost z rachunkowością (chyba że rachunkowością mafii), a mianowicie ze słówkiem „porachunki”. Jeśli mam z kimś na pieńku (czyli mam tu jakieś porachunki), to rozliczenie tego jest wtórne do zaistnienia zdarzenia, w związku z którym czuję, że mam jakiś porachunek. I tak samo jest z rozrachunkami w księgowości. Rozrachunki wskazują, że coś trzeba było zarachować i teraz czekamy na rozliczenie tego czegoś.

Równie trudno będzie przetłumaczyć na angielski nazwę konta “Koszt własny sprzedaży”, bo takie konto w ogóle nie istnieje w systemie angloamerykańskim. Koszt własny sprzedaży to po prostu COGS (cost of goods sold) plus SG&A (Selling, General and Administrative Expenses).

Tego typu przykładów można by mnożyć i to w obie strony. Niektóre brytyjskie czy amerykańskie konta księgowe nie mają w ogóle polskich odpowiedników, bo nie rozliczamy transakcji w ten sam sposób.

Dlatego tłumacząc plan kont na angielski, rób to z dużą dozą uważności i ostrożności!